První dvě minuty rozhodují o úspěchu nebo neúspěchu videokonference

Zveřejněno:

Pro každou organizaci, která investovala do videokomunikačního řešení, je velmi důležité, jak jej přijmou uživatelé. A o úspěšnosti rozhoduje pravidlo „The Golden 2 Minutes“. První dvě minuty videokonferečního hovoru rozhodují o tom, jestli uživatelé přijmou videokonferenci jako přirozený a příjemný způsob komunikace. Během této doby musí být vše v naprostém pořádku. Pokud se během prvních dvou minut vyskytne nějaká technická chyba, pak potenciálně hrozí i zrušení videokonferenčního hovoru a s velkou pravděpodobností uživatelé již příště videokonferenci nepoužijí. Přidaná hodnota externí společnosti proto s ohledem na předchozí fakt není to, že se ušetří čas interního IT, ale že externí společnost garantuje službu a pomoc klientovi, aby vše bylo bez problémů.

Ale začněme popořadě, proč by firmy vlastně měly videokonference využívat. Ač by se mohlo zdát, že video je pro firmy zbytečný luxus, v mnoha případech platí pravý opak. Od pradávných dob se využívalo ke sledování objektů a prostor, tj. k monitorování. V modernější podobě našlo uplatnění při obchodních schůzkách a nejrůznějších jednáních. Specifické využití nachází při školeních nebo na konferencích. Stranou zájmu by nemělo stát v oblastech propagace nebo interaktivní komunikace se zákazníky. V rámci organizace video rozšiřuje možnosti spolupráce.

Jakou podobu video v těchto případech má?

Nejrozšířenější jsou webové videokonference. Poměrně úspěšně se etablovaly i videokonferenční místnosti. Hudbou budoucnosti stále ještě zůstávají videotelefony, i když technicky jsou již dávno vyřešeny.

Co videokomunikace firmám nabízí?

Podle výzkumu agentury Ipsos Mori z roku 2011 se významně podílejí na snižování počtu služebních cest, na zefektivnění komunikace na dlouhé vzdálenosti a významně snižují náklady. Tyto přínosy uvedli respondenti výzkumu, tj. podnikoví uživatelé. Mezi další pozitivně vnímané jevy spojené s videokomunikací patří vylepšení komunikace a týmové spolupráce, zvýšení produktivity práce anebo environmentálně pojatá ohleduplnost k životnímu prostředí.

Ne všechny organizace a všichni uživatelé přijímají videokomunikaci tak pozitivně. Část respondentů je pokládá za problematické ve chvíli, kdy nemáte dostatek zkušeností pro jejich provoz, nedostává se vám prostředků na jejich pořízení a správu, nebo si lidé v podniku neuvědomují její přínosy. Někteří se rovněž obávají výše nákladů na provoz, nedostatků ve vlastní infrastruktuře nebo obtížnosti použití. Ne vždy chtějí být zaměstnanci při komunikaci viděni a mohou tento způsob komunikace pokládat za nepřirozený.

Ať už na videokomunikaci nahlížíme jakkoli, pravdou zůstává, že jde z hlediska poptávky o velmi atraktivní oblast. Ve třetím čtvrtletí minulého roku vzrostly meziročně dodávky příslušných řešení podle informací společnosti IDC o 24,3 procenta.

Řadu problémů a obav souvisejících s videokomunikačními řešeními může ve firmě odstranit či eliminovat externí správce neboli poskytovatel řízených služeb v této oblasti. Jde o službu, která zajistí maximální možné využití videokonferenčních řešení. Zákazníkům tudíž odpadají starosti se zajištěním specialistů na správu, nemusejí řešit problémy s kompatibilitou a s funkčností. Přenesení péče o videokomunikační řešení na externího poskytovatele má i své ekonomické přínosy. Interním správcům IT ubývá jedna starost a mohou se věnovat jiným úkolům. Videokonferenční řešení bude v organizaci mnohem více využito, neboť je garantována jeho funkčnost. Samotní uživatelé získají podporu pro práci s videokomunikací a současně jim budou prezentovány přínosy jejího nasazení v praxi.

Co od řízených služeb pro správu videokomunikace očekávat?

Standardem by měla být uživatelská podpora v režimu 24x7, poskytovaná v lokalizované podobě. Její součástí je nejen řešení problémů uživatelů, ale i zajištění dostupnosti služby a údržba systému. Současně mohou uživatelé požadovat monitoring využití videokonferencí v jejich organizaci. Poskytovatel služby by rovněž měl zajistit, a z pohledu kvality garantovat, každé videokomunikační spojení. V praxi jde o monitoring průběhu konference a o otestování komunikačního mostu před jejím zahájením.

Poskytovaná podpora a řízení videokonferenčních systémů by z pohledu konzumace měla samozřejmě vyhovovat zákazníkovi. Záleží tedy na konkrétní nabídce, jak dokáže jeho potřebám vyhovět. Rozhodně není třeba platit za služby, které klient nevyužije. Tato problematika úzce souvisí s návratností investice, kterou zákazník do videokomunikačního řešení vložil.

Volbou řízených služeb pro správu vizuální komunikace přestává organizace zatěžovat interní zdroje v IT a současně zvyšuje všestrannou efektivitu jejího využití. Investice do videokonferenčního řešení by se měla projevit ve schopnostech podniku efektivně komunikovat a z této komunikace v mnoha směrech těžit. Správou příslušných řešení by se však zatěžovat neměl.

Eduard LORENC

Eduard LORENC

Solution Architect
Dimension Data Czech Republic

Ve společnosti Dimension Data působí od roku 2006. Ve své profesi
zodpovídá za technický a personální rozvoj Converged Communications oddělení.
Z pozice hlavního architekta se podílí na nejvýznamnějších projektech v oblasti výstavby kontaktních center a converged communications.

Téma aktuálního čísla

CUSTOMER EXPERIENCE

Kontakt

Dimension Data Czech Republic s.r.o.
Na Hřebenech II 10
140 00 Praha 4
Tel: +420 255 770 111
Email: info.cz@dimensiondata.com
www.dimensiondata.com