Budeme se stěhovat do kanceláří budoucnosti

Zveřejněno:

Stěhování firmy je vždy událostí, která přináší příležitosti v podobě rozvoje podnikání či zlepšení pracovního prostředí, ale také reálná rizika, že k naplnění očekávání nedojde. To je spojeno především s potřebami individuálních pracovníků, konkrétních oddělení, pracovního procesu a firemní kultury. Pojďme se podívat na několik aspektů, které jsou pro společnost Dimension Data důležité právě v souvislosti s jejím plánovaným stěhováním do nových kanceláří budoucnosti.

Změna lokality neprobíhá obvykle ze dne na den a v důsledku nějakého náhlého rozhodnutí. Jinak tomu nebylo ani v našem případě, šlo o dobře promyšlený a zcela jasný proces v délce trvání takřka dvou let. Základem úspěchu je přesné definování pragmatických důvodů, proč se vlastně stěhovat a s jakým cílem. Nedostatek volných prostor pro expanzi je sice důvod závažný, ale neměl by být tím nejpodstatnějším – důležité je uvažovat o posílení možností v rámci firmy, o podpoře jejího dalšího směrování i o tom, jakým podnikatelským cílům vlastně chceme stěhováním pomoci.

Změna k lepšímu

V případě společnosti Dimension Data bylo jedním z nejzásadnějších důvodů pro změnu kancelářských prostor podstatné zvýšení komunikačních možností v rámci firmy. Tedy zajištění, aby kdokoli z nás mohl komunikovat s kýmkoli a kdykoli je to potřeba a nemusel narážet na problémy například v podobě obsazené zasedačky nebo nedostatku pracovních míst. Předpokládaným efektem tohoto posílení komunikačních možností je také podpora vytváření operativních projektových týmů a mapování znalostní báze.

S komunikací přímo souvisí i další oblasti, ve kterých jsme si slibovali výrazné zlepšení. Ve firmě máme relativně velký počet sdílených pracovišť a s ohledem na změny ve způsobech práce potřebujeme našim zaměstnancům nabídnout dostatečnou flexibilitu včetně toho, aby měli k dispozici klidové i relaxační zóny apod. A v neposlední řadě jsme mysleli i na efektivní podporu práce z domova a v terénu. Na druhou stranu je důležité pochopit, že pro mnoho lidí jsou právě sdílená pracoviště velkým zásahem do komfortu a soukromí, který je nutné dostatečně vyvážit. Doba se prostě změnila a „píchačky“ nebo osm hodin strávených povinně na pracovišti jsou již přežitým paradigmatem.

Kvalitní podpora komunikace je pro nás důležitá s ohledem na globální charakter firmy. Velmi často u nás vznikají i mezinárodní projektové týmy, které musí spolupracovat, ale nemohou se neustále osobně potkávat. Základním kamenem tak je zajištění vzdálené komunikace v režimu 24/7.

Chtěli jsme však jít dále, a tak byl v souvislosti se stěhováním i nový požadavek na snadné zahájení virtuálních setkání. Jinými slovy nám šlo o to, aby již podle informací v systému o naplánované schůzce byla konferenční místnost dostatečně a včas připravená. Tedy například spuštěná videokonference s již připojenými účastníky, nastavená teplota klimatizace, spuštěné rolety a třeba zapnuté osvětlení. Minimalizujeme tak možné technické a organizační problémy. Výsledkem je opět vyšší efektivita komunikace.

Od zodpovědného výběru ku prospěchu většiny

A jak v případě našeho záměru probíhaly přípravné fáze a rozhodování o budoucí podobě nových kanceláří? Vzhledem k možným negativním postojům ke změnám jsme do celého procesu zapojili již zmíněné odborníky ze společnosti CBRE a s běžnými zaměstnanci či jejich zástupci jsme diskutovali o výhodách a nevýhodách jednotlivých variant výsledného řešení. Díky tomu, že jsme k situaci přistupovali otevřeně, je pravděpodobné, že většina změn bude vnímána pozitivně a dojde k naplnění zamýšlených přínosů stěhování.

Nezapomínejme, že obavy z nových věcí je přirozeně zakořeněna v mnohých z nás. Stejně tak platí, že lidé jsou zcela běžně pocitově vázáni právě na to své pracoviště, na svůj stůl. Chápou to jako jednu ze svých jistot. Je proto nutné citlivě komunikovat výhody a přínosy sdílených pracovišť i flexibilních způsobů práce.

Ostatně, jak se můžete dočíst v článku kolegyně Šmidochové, přijetí nových konceptů práce je o jejich pochopení. Výsledkem diskusí a hledání je vždy kompromis mezi naprostou změnou a setrváním na stávajících principech. Ve srovnání s dosavadním stavem budou mít zaměstnanci k dispozici více možností ve využívání a výběru různých typů sdílených pracovišť, relaxační a klidové zóny včetně kuchyněk, a to i z pohledu počtu a různorodosti míst k sezení. Novinkou budou i různé typy stolů, u kterých lze stát nebo sedět. Nové prostory budou respektovat různé potřeby spolupráce v týmu, individuální potřeby na soustředěnou práci, nabídnou možnost diskuse v uvolněnější atmosféře nebo načerpání energie v odpočinkové zóně, například v podobě ping-pongu, šipek či herní konzole. Očekáváme, že pro zaměstnance bude prostředí kreativnější, příjemnější a inspirativní, což se pozitivně odrazí v jejich výkonu.

Vizualizace našich nových kanceláří

Obecně je nutné dát na misku vah to, čeho se lidé obávají, a to, co jim změny přinesou za pozitiva. Já jsem přesvědčený, že jsme tak učinili zodpovědně, včetně rozsáhlé vnitrofiremní diskuse, a z nových „kanceláří budoucnosti“ společnosti Dimension Data budou těžit především naši zákazníci.


Petr Hübl

Petr Hübl

Generální ředitel
Dimension Data Czech Republic

Vystudoval obchodní fakultu Vysoké školy ekonomické v Praze. Od roku 1991 pracoval pro General Motors Europe jako obchodní ředitel pro Českou republiku a Slovensko. Po deseti letech změnil obor a přešel do ICT, kde pracoval v Logica jako obchodní a marketingový ředitel CEE a následně jako ředitel Utilities & Industry CEE. Od roku 2006 je generálním ředitelem Dimensi Data Czech Republic (dříve NextiraOne Czech).

Téma aktuálního čísla

CUSTOMER EXPERIENCE

Kontakt

Dimension Data Czech Republic s.r.o.
Na Hřebenech II 10
140 00 Praha 4
Tel: +420 255 770 111
Email: info.cz@dimensiondata.com
www.dimensiondata.com