Semafor může zachránit váš život,

Zveřejněno:

nástroje pro spolupráci mohou zachránit vaši firmu.

Pracovat efektivně může být velký problém. Neustále nás ruší různé zprávy na sociálních sítích, desítky a stovky e-mailů nebo dotazy kolegů v kanceláři. Když je tedy potřeba vytvořit důležitý projekt, sedět v kanceláři může být překážka. Doma sice máme klid, ale zase nemáme po ruce kolegy. Jak tedy vše vybalancovat, abychom pracovali co nejefektivněji?

Spolupráce záleží na tom, jak moc rychle informaci potřebujeme. Dnes při spolupráci typicky za někým přijdeme, vytrhneme ho z kontextu a na něco se ho zeptáme. Nebo si naplánujeme meeting a horko těžko hledáme v Outlooku čas všech lidí. Takže buď dostaneme jen rychlou kusou informaci, jakýsi střípek, protože kolega zrovna nemá čas, nebo vše probereme komplexně na poradě, ale zase podobnou poradu svolat je někdy prakticky nemožné. Hledáme tedy kompromis mezi kvalitně zpracovaným tématem a časem, který tomu můžeme věnovat. Potřebujeme mít možnost rychle požádat o pomoc a kolegové musí mít možnost jednoduše reagovat, aniž by je to vyrušilo v práci.

Minimalizovat dobu, kdy pracujeme neefektivně, nám pomáhají nástroje pro spolupráci. Kladou ale vyšší nároky na sociální inteligenci, protože máme řadu různých komunikačních kanálů. Čím více mají lidé možností, tím více musí myslet, co je vhodnější a jak bude reagovat druhý člověk. A přesně o tom je spolupráce. Zamyslet se, jaké máme typy komunikačních kanálů a jak efektivně je využijeme. Musíme být ohleduplní k druhým lidem, protože z hlediska pravidel slušného chování jsem to já, kdo žádá od někoho pomoc, jelikož jsou to moji partneři nebo moji kolegové ve firmě, a ti by mi ji měli dát, a já bych je naopak neměl omezovat v jejich práci.

Presence

Zde může pomoci právě informace typu presence, kterou dáme najevo, jestli chceme být rušeni nebo ne. Pokud jsem kolegům k dispozici, lze jednoduše informovat, jestli mi aktuálně nejvíce vyhovuje chat, telefonát nebo například osobní schůzka. Pochopitelně se ale očekává, že když má někdo nastavený stav na „chat“, že ho nebude nikdo rušit telefonáty.

Informace o stavu presence můžeme připodobnit k situaci, kdy stojíme na křižovatce. Na semaforu svítí červená, oranžová nebo zelená. Ovšem sešlápnout plyn a křižovatku projet na červenou můžeme i tak. Podobně jako červené světlo funguje i presence. Jen upozorní a doporučí, co by pro spolupráci měl daný člověk udělat. Je potřeba si ale uvědomit, že i když červená na křižovatce něco znamená, je třeba následovat pravidla, a že pravidla zase zpětně pomohou vám. Vy se nezabijete a kolega telefon stejně nevezme, protože má nastavenou „červenou“, tak proč by telefon zvedal. Nástroje pro spolupráci tedy kladou nároky na sociální inteligenci, ale nehledejme v tom žádnou vědu. Vše je přirozené.

V dnešní mobilní době sebou nosíme dvě, tři, možná i pět zařízení a všechny spojuje daný člověk, který zařízení používá a má nějakou virtuální identitu. Má svůj účet, který může být v privátním (firemním) nebo veřejném světě (v nějakém cloudu). A cílem je oba světy propojit.

Když někdo z veřejného nebo z privátního světa pošle informaci typu presence, že se mění stav, tak se informace promítne na všech klientech, kteří jsou svázání s jednou identitou. A u klienta, u kterého člověk právě sedí, je možné začít odpovídat. Lze tedy začít komunikovat z počítače v kanceláři a postupně pokračovat v chatu z mobilu nebo tabletu a člověk na druhé straně nic nepozná a celá komunikace bude pohromadě.

Nejde pouze o technologie

Zásadní chybou v nasazování sjednocené komunikace je nedostatečné proškolení a pouze částečné zapojení do firemních procesů. Obvykle potom uživatelé netuší, co přesně jim tyto technologie mohou přinést a jak zjednodušit a zlepšit práci, anebo implementace není dostatečná, takže všech výhod ani využít nemohou.

Z hlediska zajímavosti implementace je užitečné, že se komunikační kanály dají integrovat i do firemních aplikací. Takže není nutné využívat jenom klienta, jak ho připravil výrobce systému, ale je možné využívat upravené aplikační rozhraní pro danou pracovní pozici ve firmě. Například když recepční přijme telefonický hovor, může se podívat na informace typu presence, kdo je zaneprázdněný nebo telefonuje. Takže odpadají klasické věty typu: „Počkejte chviličku, já mu zavolám, jestli tam je nebo ne.“ Navíc se nemusí zajímat, jestli ten člověk je v práci nebo jestli pracuje z domova. Ona prostě hovor přepojí na defaultní číslo a daný člověk si už může definovat, na kterém přístroji ten hovor přijme.

Nástroje pro spolupráci nejsou uzavřený systém v rámci jedné firmy. Můžeme tak komunikovat i se svými partnery a dalšími subjekty. Systémy jsou postavené na otevřených standardech, takže komunikace je jednoduchá napříč firmami a můžeme dále využívat stejné návyky, které jsme se naučili při vnitrofiremní komunikaci. Cílem kolaboračních služeb je být skutečně efektivní v tom, abychom si vzájemně vycházeli vstříc. Abychom zvolili vhodný typ komunikačního kanálu a dokázali zvětšit pravděpodobnost, že aspoň na jednom komunikačním kanálu si můžeme informace vyměnit.

 

Eduard LORENC

Eduard LORENC

Solution Architect
Dimension Data Czech Republic

Ve společnosti Dimension Data působí od roku 2006. Ve své profesi
zodpovídá za technický a personální rozvoj Converged Communications oddělení.
Z pozice hlavního architekta se podílí na nejvýznamnějších projektech v oblasti výstavby kontaktních center a converged communications.

Téma aktuálního čísla

CUSTOMER EXPERIENCE

Kontakt

Dimension Data Czech Republic s.r.o.
Na Hřebenech II 10
140 00 Praha 4
Tel: +420 255 770 111
Email: info.cz@dimensiondata.com
www.dimensiondata.com