Vyhodnocování obsazenosti prostoru aneb cesta k úsporám

Zveřejněno:

Mnohé firmy se potýkají s nedostatkem prostor, a to nejen těch v podobě jednotlivých pracovních míst, ale zejména těch, ve kterých se může potkávat více lidí – typicky jsou to zasedačky a konferenční místnosti. Nejde přitom o nic nového. Plánovací boje ve velkých firmách o to, kdo, na jak dlouho a pro co danou místnost zabere, probíhaly, probíhají a budou probíhat. V případě budoucího času ale existuje velká šance na zmírnění těchto bojů, případně i na jejich naprosté odstranění. A jak na to? Jak jinak než pomocí přesných dat a informací – o reálném využívání konkrétního prostoru.

Typickým řešením nedostatku volných prostor je přestěhování do nových, případně rozšíření těch stávajících. Jenže ve chvíli, kdy důvodem pro stěhování je právě přetížení, navíc bez vyhodnocení skutečné obsazenosti v čase, mohou být výsledky nad očekávaní špatné. Málo zasedaček nebo hodně zasedaček. V prvním případě stěhování situaci nevyřešilo úplně, ve druhém sice ano, ale pravděpodobně při zbytečných nákladech.

Jenže ono se řekne vyhodnocování obsazenosti prostoru, ale jak by vlastně měly takové analýzy vypadat a z čeho mají vycházet? Obvykle má firma přehled o tom, kdy je třeba zasedačka pro 20 lidí vytížená pravidelně a kdy spíše nahodile. Co ale obvykle k dispozici nemá? Podrobné informace o tom, jak byl daný prostor využíván ve skutečnosti – nebývá tam často místo dvou desítek lidí třeba jen tři? Nebo nevyužívá zasedačku dokonce jeden jediný člověk třeba pro zajištění klidu k práci nebo třeba pro telefonování? V reálném a rozsáhlém prostředí si asi nedokážeme představit nějaký ručně ovládaný systém, který by sledoval, kolik lidí a jak v daný čas místnost použilo. Ale co zkusit nějakou moderní technologii?

Takhle máme označeny zasedací místnosti v Dimension Data

Víme, že tam sedí

Na každou židli lze totiž umístit speciální inteligentní senzor, který umí detekovat, že na ní někdo sedí. A nejen to, umožňuje snímat také charakter tepové frekvence nebo detekovat jemné otřesy v okolí. První je důležité pro případné párování osoba-židle (anonymní, a to i ve více místnostech) nebo detekci strnulé polohy, druhé pak pro zamezení falešně negativního vyhodnocení „uvolnění“ místa v situaci, kdy se osoba ze židle zvedne a pokračuje v jednání z nějakého důvodu ve stoje. Již v tomto okamžiku je ale nutné pochopit, že cílem není sledování konkrétních zaměstnanců a jejich pracovní morálky.

Vyhodnocování obsazenosti má smysl nejen z dlouhodobého, ale i z operativního hlediska. Pokud například organizátor schůzky zapomene rezervaci zrušit nebo ukončit, může se tak automaticky stát při neaktivitě po předem definovanou dobu. Zcela bez lidského vstupu, jen na základě dat ze senzorů. Zasedačka je pak automaticky uvolněna, například hned po 10 minutách neaktivity.

Vyhodnocování obsazenosti souvisí i se sdílenými pracovními místy – a získaná data lze využít například i pro zefektivnění parkování. Pokud například víme, že zaměstnanec s přiděleným parkovacím místem bude nyní 14 dní na služební cestě, nic nebrání tomu, abychom umožnili na „jeho místě“ parkovat někomu dalšímu. Výsledkem je nejen efektivnější využití parkoviště, ale i zkrácení doby nutné pro nalezení místa vhodného k zaparkování – a může jít klidně i o desítky minut denně.

Příkladem využití automatizace pro zjednodušení každodenního života zaměstnanců jsou například také ovládací displeje rozmístěné po kancelářích, které v návaznosti na identifikaci a vybranou akci zahájí odpovídající postup. Teče například v serverovně voda a vy nevíte, komu zavolat, že se něco děje? Stačí stisknout příslušnou ikonu a systém bude dle definovaného scénáře sám kontaktovat příslušné osoby.

Koncept inteligentních pracovišť navíc může jít ještě dál. Proč by se třeba zasedačka nemohla automaticky přizpůsobit naplánovanému programu a zajistit potřebnou techniku? Je účelem prezentace představení nejnovějších produktů obchodnímu týmu? Určitě lze automaticky připravit (a prověřit) zatemnění prostoru a zapnutí projektoru. Zarezervovali jste si zasedačku pro videokonferenci se zákazníkem? Určitě by se vám líbilo, kdyby bylo vše již při vašem příchodu nachystané a plně funkční včetně navázaného spojení.

A jak je to udělané?

Po technologické stránce obvykle využíváme cloudové služby, a v daném prostoru tak stačí rychle a bezproblémově nainstalovat příslušné senzory a případné ovládací prvky. Ve společnosti Dimension Data přistupujeme k těmto řešením modulárně, a to i z důvodu umožnění sdílení informací mezi jednotlivými prvky inteligentního prostoru.

Propojení je obvykle zajišťováno pomocí bezdrátové technologie UWB, která umožňuje širokopásmovou energeticky velmi nenáročnou komunikaci na krátkou vzdálenost (nejčastěji ve spojení s přístupovým bodem). V případě zmíněných senzorů do židlí existují varianty jak napájené baterií s výdrží několik let, tak i modely s dobíjecím zdrojem energie. Senzory lze fyzicky umístit do polstrování nebo konstrukce židle.

A pro koho je vyhodnocování obsazenosti vhodné? Ocení jej zejména velké podniky s větším počtem sdílených místností. Důvod je prostý, tři zasedačky ošetří schopná sekretářka ručně. Deset zasedaček při neustálém vytížení ale již takto řešit nejde. Potvrzují to i čísla z dosavadních nasazení takových řešení, která hovoří o snížení obsazenosti ve velkých firmách až na 60 procent původního stavu. S délkou využívání vyhodnocování a se zaváděním nových scénářů se navíc přidaná hodnota celého řešení ještě více zvyšuje. Tak proč to nezkusit?


Adrián Čech

Adrián Čech

Business Development Manager
Dimension Data Czech Republic

Vystudoval Technickou univerzitu v Košicích, obor telekomunikace. Od roku 2002 působil v oblasti komplexních řešení poskytovatelů internetu a podnikových sítí. Později se, jako konzultant, začal specializovat na oblast hlasové a video komunikace. V posledních deseti letech pracuje pro společnosti NextiraOne a Dimension Data, kde má na starosti rozvoj komunikačních řešení. Je držitelem certifikací Cisco CCIE a CCIP.